Excel文本数据的处理方法和技巧

      Excel函数的处理是Office中的一个计算软件，有着超强的计算能力，只要灵活运用Excel的快捷键，就会得出你想要的结果。然而现在使用Excel办公软件的人越来越多，所以要学会在Excel中如何使用快捷键或是函数公式处理好一张数据表，具体方法如下所示:

　　Excel提供了27个文本函数。在这些文本函数中。最常用的是从字符串中取字符的几个文本函数：LEN函数、LEFT函数、RIGHT函数、MID函数以及FIND函数。

　　使用LEN函数用于获取文本字符串中的字符数。

　　使用LEFT函数用于获取字符串左边指定个数的字符数。

　　使用RlGHT函数用于获取字符串右边指定个数的字符数。

　　使用MlD函数用于获取字符串从指定位置开始指定个数的字符数。

　　使用FIND函数用于在区分大小写的情况下。查找某字符在字符串中第一次出现的位置。

　　函数的使用方法说明步骤如下:

　　步骤1:从数据库导入的员工联系地址信息，员工姓名、邮政编码和地址之间用符号“|”分隔。现在要求把这3项数据分开呈3列保存，图1所示。

　　建议:关于这个问题最简单的解决方法是使用“分列”工具。不过。这里使用相关的文本函投进行分列。

　　步骤2:先设计一个表格。如图2所示。

 图2

　　在单元格B2中输入公式“=LEFT(A2.FlND("|",A2)-1)”。并向下复制。得到员工姓名。

　　在单元格C2中输入公式“=MID(A2.LEN(B2)+2.6)”。并向下复制。得到邮政编码。

　　在单元格D2中输入公式“=MlD(A2.LEN(B2)+9.99)”。并向下复制，得到地址。

　　注意，这里要先用FlND函数确定符号“|”第一次出现的位置，然后利用LEFT函数把该符号左边的字符取出来，就是姓名。

　　从邮政编码的开始位置是姓名字符个数加上2(因为符号“|”占用一个位置)。因此提取邮政编码要使用MID函数。其起始位置是表达式LEN(B2)+2的结果。而字符长度是6。

　　而地址的开始位置是姓名字符数加上9(因为邮政编码宇符数是6.还有两个符号“|”)。因此提取地址也要使用MID函数，其起始位置是表达式LEN(B2)+9的结果。而字符长度是后面所有的字符，这里设置了一个充分大的数字99.因为很少有地址的字符数超过99位的。如果仍不放心。也可以把这个数改为999甚至更大的数字。

　　这个可以利用有关的文本函数。从身份证号码提取信息。图3所示是根据员工身份证号码提取有关信息的表格。在这个表格中。把出生日期分成3列分别保存年、月、日3个数字。这样做一方面可以简化公式。另一方面也便于数据分析，例如可以筛选某年、某月、某日出生的员工。

 图3

　　在单元格E3中输入公式“=1*IF(LEN(D3)=15.19&M1D(D3.7.2).MID(、"D3.7.4))”，并向下复制。得到出生年份数字。

　　在单元格F3中输入公式“=1*IF(LEN(D3)=15.MID(D3.9.2).MID(D3.11.2))”。并向下复制。得到出生月份数字。

　　在单元格G3中输入公式“=1*IF(LEN(D3)=15.MlD(D3.11.2).MID(D3.13.2))”。并向下复制。得到出生日数宇。

　　在单元格H3中输入公式“=DATE(E3，F3.G3)”，并向下复制。将出生年、月、日3个数字合并为一个真正的出生日期。

　　在单元格13中输八公式“=lF(ISEVEN(IF(LEN(D3)=15.RIGHT(D3)。MID(D3.17.1)))，“女”。“男”)”。并向下复制，以判断性别。注意，判断性别时。对于15位身份证号码。是根据量后一位数字判断的;而对于18位身份证号码。则是根据倒数第二位数字(也就是第17位数字)判断的。

　　下面图4所示是一个会计科目分录表。要计算净利润。一般会使用的公式如下：

　　=C2+C7+C8+C9+C10+C11+C22+C23+C24+C70+C110+C116+C117+C118

 图4

     但是这个公式最大的缺点是要一个单元格一个单元格地相加。很容易加错单元格。造成计算结果错误。

　　考虑到计算净利润时。仅仅计算总账科目。而总账科目的科目编码只有4位数。这样就可以利用LEN函数进行判断。并构建相应的高效计算公式了。计算公式如下：

　　=SUMPRODUCT((LEN(A2：All8)=4)*C2：Cll8)

　　 经过描述上面excel函数处理或是公式的方法与解析，因为现在随着时代的发展，Excel的一些计算技巧也越来越多，有必要学会Excel函数处理数据的简单操作，所以有望能帮助到大家。