如何运用PPT制作信函

      很多人奇怪，怎么制作一个PPT信件？其实，如果用户需要借助Office的word文档程序希望去创建一组内容相似的文挡的时候，则不妨去尝试邮件合并功能。如果希望向所有客户发放邀请，那么在所有的邀请函中除了编号受邀者的姓名和称谓略有差异之外，其余内容完全相同，类似于这样的文档创建工作，我们就可以应用邮件合并功能。在邮件选项卡中，提供了所有与邮件合并相关的功能。如果当前的客户信息存储在一个Excel工作表中，通过邮件合并功能可以将人员的信息与Word应用程序进行整合并将工作表中的指定字段插入到邀请函的指定位置。大家一定要好好学习PPT，因为在计算机的等级考试中，PPT占的分数很大。

　　步骤1：在开始邮件合并前，首先选择收件人，在开始邮件合并选项组中单击选择收件人，点击使用现有列表，因为我们将联系人名单存储在了Excel工作表中。在文件里找到通讯录，然后单击打开按钮，再选择表格对话框中，我们选择存储了联系人信息的通讯录工作表，然后单击确定。此时，Excel工作表当中列字段的信息便以域的方式整合到了Word应用程序当中，现在我们可以以域的方式把Excel工作表中的信息插入到指定的文档位置。例如，在编号处我们可以插入编号域，在名称处我们可以直接插入姓名。如下图所示：

　　步骤2：为了表示我们对于客户的尊重，你希望在姓名字段的后面去添加相应的称谓，例如先生或女士。虽然Excel并未直接提供称谓字段，但是我们可以通过邮件合并的规则将性别字段转换成相应的称谓。我们单击规则按钮，在随机打开的下拉列表里选择如果……那么……否则，将域名选择为选择性别，在比较对象文本框中输入所要比较的信息。如下图所示：

　　步骤3：在下方的两个文本框中输入相应的称谓。通过该对话框，我们可以很容易地了解到，如果当前人员的性别为男，则在其姓名后方插入文字先生，否则插入女士。通过规则的设定，我们可以非常巧妙将性别字段转换为了称谓，从而满足了我们当前需求，设定完成以后按确定按钮，那么关于邮件合并的相关工作就基本上结束了。如下图所示：

　　小编结语：完成以后，接下来我们可以去预览结果验证其正确性，在预览结果选项组中单击预览结果，就可以看到当前文档将Excel当中的信息融合了在了Word文档中，邀请函中的编号，姓名以及称谓都已经转换成了指定的人员信息。邀请函的创建完成以后，我们可以将其打印出来或者通过电子邮件直接传递给客户当用。以上就是关于利用邮件合并批量制作邀请函的相关操作。如果大家还有什么不明白的地方，欢迎咨询小编，感谢大家的支持！