1.1 Excel怎么学、怎么用 ........................... 2

1.1.1 什么是Excel .......................................2

1.1.2 商务应用，Excel强在哪里 ................2

1.1.3 Excel其实也要设计 ............................3

1.1.4 数据不用表格也能处理 .....................3

1.1.5 哪些类型的数据用Excel处理最方便 ...4

1.1.6 Excel在商务办公领域的应用 .............4

1.2 最高效的表格制作流程 ........................ 5

1.2.1 确定主题 ............................................5

1.2.2 数据收集 ............................................6

1.2.3 选择表格结构 ....................................6

1.2.4 样式美化 ............................................8

1.2.5 打印设置 ............................................8

1.3 你真的会用这个功能吗——排序功能 ...10

1.3.1 排序后能获得哪些数据 ...................10

1.3.2 掌握不同数据类型的排序原则 ........10

1.3.3 如果要排序，表格结构有限制 ........11

1.4 你真的会用这个功能吗——筛选功能 ... 13

1.4.1 正确理解数据筛选功能是“偷懒”

工具 .................................................13

1.4.2 筛选数据的实质是什么 ...................13

1.4.3 筛选数据后能获得哪些数据 ............14

1.4.4 数据筛选条件的正确确定方法 ........15

1.5 你真的会用这个功能吗——

条件格式功能 ....................................... 16

1.5.1 条件格式的作用是什么 ...................16

1.5.2 哪些场合可以使用条件格式 ............17

1.5.3 要达到突出显示的目的，清晰最关键 ...17

1.6 你真的会用功能吗——分类汇总功能 ...... 18

1.6.1 对数据进行归类操作的前提是什么 ...18

1.6.2 分类汇总对数据表格有什么要求 ....19

1.6.3 数据归类后能得到哪些信息 ............20

1.6.4 汇总数据对分类字段有什么要求 ....21

1.7 最实用的工作簿使用原则 .................. 21

1.7.1 哪些工作簿适合设置密码保护 ........21

1.7.2 哪些工作簿适合进行共享 ...............22

第2 章 让你的表格更专业

2.1 专业数据的显示原则 .......................... 24

2.1.1 完全展示表格中的数据 ...................24

2.1.2 表格中的数据一定要符合实际 ........25

2.1.3 数据对齐方式的使用原则 ...............25

2.1.4 使用特殊效果突出强调数据 ............26

2.1.5 数据引用的方式和规则 ...................27

2.2 用符号展示数据 ................................. 28

2.2.1 用一般符号替代描述的数据 ............28

2.2.2 用特殊符号替代描述的数据 ............28

2.3 表格布局原则 ..................................... 29

2.3.1 表格标题需要遵循“二简”原则 ....29

2.3.2 边框线条应用场合和规则 ...............29

2.3.3 哪些单元格适合合并 .......................30

2.3.4 常规表头和斜线表头的应用 ............30

2.4 表格美化规则 ..................................... 31

2.4.1 什么样的字体才比较符合商务性质 ...31

2.4.2 字号大小搭配使用，注意整体效果 ...32

2.4.3 不是所有的表格数据都适合设置颜色 ...32

2.4.4 纯色填充底纹的原则 .......................33

2.4.5 渐变底纹填充原则 ...........................33

2.4.6 表格深中浅样式的应用规则 ............34

2.4.7 单元格样式的应用场合 ...................35

2.5 透视表格的规范制作 ......................... 35

2.5.1 什么是一表打天下 ...........................35

2.5.2 标题不要在首行...............................36

2.5.3 切记人为分隔使数据源断裂 ............37

2.5.4 化繁为简，表头只有一行 ...............37

2.6 色彩的基础知识 ................................. 38

2.6.1 为什么学Excel还要掌握色彩知识 ...38

2.6.2 色彩分类 ..........................................38

2.6.3 认识冷暖色 ......................................39

2.6.4 认识原色、间色和复色 ...................40

2.6.5 了解同类色、相似色和互补色 ........41

2.6.6 色彩的三大要素...............................42

2.6.7 色彩常规搭配方法 ...........................42

2.6.8 常规实用配色方案 ...........................46

2.6.9 商务活动中的经典配色 ...................47

第3 章 这样使用图片、文本框、SmartArt、形状、艺术字图形对象更合理

3.1 图片在Excel中的正确使用 ................. 50

3.1.1 图片内容要符合表格主题 ...............50

3.1.2 图片大小不能喧宾夺主 ...................50

3.1.3 丰富的图片效果在表格中不一定适用 ... 51

3.1.4 不规则图片效果设置要多注意 ........51

3.1.5 使用图片的流程...............................52

3.2 文本框的使用 ..................................... 53

3.2.1 文本框的应用场合 ...........................53

3.2.2 取消文本框边框样式要留意 ............54

3.3 使用SmartArt图示展示数据关系 ........ 55

3.3.1 搞清SmartArt的关系类型 ................55

3.3.2 增强SmartArt的视觉立体感 .............58

3.4 形状的使用场合 ................................. 59

3.4.1 表格数据与形状的搭配使用 ............59

3.4.2 利用形状裁剪特殊效果的图片 ........60

3.4.3 复杂的关系结构用形状很方便 ........60

3.4.4 形状嫁接在图表中 ...........................61

3.5 艺术字的使用原则 ............................. 62

3.5.1 艺术字的使用和设计原则 ...............62

3.5.2 艺术字放置方向要符合阅读习惯 ....64

3.6 图形对象的使用和设计原则 .............. 64

3.6.1 形状较多时，最好组合为整体 ........64

3.6.2 要体现专业，最好不使用默认效果 ...64

3.6.3 美化图形时注意避免颜色过于花哨 ...65

3.6.4 设计感不强的用户可以套用样式 ....66

3.6.5 对比效果的图形一定要深浅颜色搭配 ....66

第4 章 管理和计算数据要遵守这些规则

4.1 数据限制要求 ..................................... 69

4.1.1 数据有效性应用的场合 ...................69

4.1.2 设置数据有效性时忽略空值要注意 ...69

4.2 数据筛选易出的怪相 ......................... 70

4.2.1 高级筛选中容易出现的问题 ............70

4.2.2 自动筛选不能正常进行的情况 ........71

4.2.3 在保护工作表中不能进行正常筛选 ...73

4.2.4 筛选结果放置的位置 .......................73

4.2.5 高级筛选的条件也能是空值 ............75

4.2.6 高级筛选条件公式化 .......................75

4.3 数据的引用和计算方式 ...................... 76

4.3.1 单元格的命名原则 ...........................76

4.3.2 单元格的应用场合 ...........................76

4.3.3 常用类函数中使用频率最高的函数 ...77

第5 章 这样使用图表更加合理

5.1 文不如表，表不如图 .......................... 82

5.1.1 数据演变成图表的过程 ............................82

5.1.2 如何从数据源中提取有用的图表信息 ....82

5.1.3 图表到底可以展示哪些关系 ....................83

5.2 什么样的图表才规范 ......................... 85

5.2.1 标题设计要直接，避免曲解 ....................85

5.2.2 单个图例可以省略 .....................................87

5.2.3 合理布局图表，让展示更清晰 ................87

5.2.4 慎用三维效果的图表 .................................88

5.2.5 一个图表反映一种主题 ............................88

5.2.6 将图表中的噪声去掉 .................................89

5.3 常用图表类型的制作原则 .................. 90

5.3.1 柱形图的分类不宜过多 ............................90

5.3.2 正负数据存在时坐标轴位置要合适 ........91

5.3.3 黑白打印的图表颜色怎么设置 ................91

5.3.4 分类标签过多时首选条形图 ....................92

5.3.5 折线图中折现不宜过细 ............................92

5.3.6 折线图中折线要尽量少 ............................93

5.3.7 饼图扇区不要过小 .....................................94

5.3.8 饼图扇区较小时的处理方法 ....................94

第6 章 Excel基础操作技巧

6.1 Excel操作环境技巧 ............................ 97

技巧001. 启动Excel时打开指定文件 .........97

技巧002. 同时安装多版本Excel设定优先

打开方式 .....................................97

技巧003. 设置Excel默认打开和保存路径 ....98

技巧004. 更改工作簿的默认显示格式 ......98

技巧005. 更换Excel的界面颜色 ................99

技巧006. 隐藏和显示功能区 .....................99

技巧007. 自定义添加快速访问工具栏中的

命令按钮 ...................................100

技巧008. 自定义功能区中的功能按钮 ...... 100

技巧009. 将功能区中的功能按钮快速添加到

快速访问工具栏.......................101

技巧010. 更改快速访问工具栏的位置 ....102

6.2 工作簿的操作技巧 ........................... 102

技巧011. 根据模板创建工作簿 ...............102

技巧012. 创建与当前内容完全相同的

工作表 ...........................................103

技巧013. 根据指定属性打开文件 ............103

技巧014. 清除打开工作簿记录 ...............104

技巧015. 调整指定区域的显示比例 ........104

技巧016. 巧妙修复受损的工作簿 ............105

技巧017. 将工作簿转换为文本文件 ........105

技巧018. 为工作簿设置权限密码 ............106

技巧019. 保护工作簿的结构和窗口 ........106

技巧020. 设置文件的读写权限 ...............107

技巧021. 标记文档为最终状态 ...............108

6.3 工作表的操作技巧 ........................... 109

技巧022. 快速复制或移动工作表 ............109

技巧023. 快速切换到指定工作表 ............110

技巧024. 对工作表进行密码保护 ............110

技巧025. 指定工作表的可编辑区域 ........111

技巧026. 灵活拆分工作表 .......................112

技巧027. 将指定数据冻住 .......................113

技巧028. 成组编辑工作表 .......................113

6.4 单元格的操作技巧 ........................... 114

技巧029. 快速选择数据单元格 ...............114

技巧030. 选定指定的单元格 ...................114

技巧031. 巧妙选择整行或整列数据 ........115

技巧032. 巧妙插入多行和多列 ...............115

技巧033. 巧妙设置奇偶行行高 ...............116

技巧034. 快速插入多个单元格 ...............117

技巧035. 快速显示所有隐藏的单元格 ....117

第7 章 工作簿中数据的编辑技巧

7.1 输入数据技巧 ................................... 119

技巧036. 快速输入以0开头的数据 ..........119

技巧037. 输入特殊符号 ...........................120

技巧038. 快速实现数字的大小写转换 ....120

技巧039. 快速填充批量数据 ...................121

技巧040. 快速输入相同的数据 ...............122

技巧041. 快速输入欧元符号 ...................122

技巧042. 快速输入分数 ...........................122

技巧043. 巧用记录单添加数据 ...............123

技巧044. 巧用自动更正功能输入数据 ....123

技巧045. 表格数据并非要手动输入 ........124

7.2 限制数据技巧 ................................... 125

技巧046. 巧用数据验证功能拦截非法

数据 .........................................125

技巧047. 限制重复数据输入 ...................126

技巧048. 限制数据的输入选项 ...............127

技巧049. 巧定单元格的数据长度 ............127

技巧050. 自主设置错误提示 ...................127

技巧051. 输入非法数据后，自动退出

软件 ................................... 128

7.3 编辑数据技巧 ................................... 129

技巧052. 快速选择当前数据区域 ............129

技巧053. 快速转换数据类型 ...................129

技巧054. 灵活定义数据类型 ...................130

技巧055. 快速查找和修改数据 ...............131

技巧056. 快速查找相似数据 ...................131

第8 章 设置表格样式及格式化的技巧

8.1 格式化单元格的数据 ........................ 133

技巧057. 为数据设置默认的显示样式 ....133

技巧058. 单元格中零值无单位 ...............134

技巧059. 巧用“-”代替单元格中的0值 ...134

8.2 手动设置表格样式的技巧 ................ 135

技巧060. 快速设置单元格字体样式 ........135

技巧061. 巧妙设置标题行图片底纹 ........137

技巧062. 巧设渐变底纹 ...........................138

技巧063. 巧绘简单斜线表头 ...................138

8.3 使用样式格式化表格的技巧 ............ 140

技巧064. 快速设置单元格样式 ...............140

技巧065. 修改现有样式 ...........................140

技巧066. 批量修改单元格格式 ...............141

技巧067. 新建单元格样式 .......................142

技巧068. 共享新建单元格样式 ...............142

技巧069. 使用内置样式美化工作表 ........143

技巧070. 内置样式的自我设置 ...............143

技巧071. 巧用主题样式设置表格样式 ....144

8.4 表格对象的使用技巧 ....................... 145

技巧072. 巧将指定单元格转换为图片 ....145

技巧073. 为单元格链接进行拍照 ............145

技巧074. 快速添加图片 ...........................146

技巧075. 巧将图片融入形状 ...................146

技巧076. 精确调整图片大小 ...................147

技巧077. 巧妙裁剪特殊形状效果 ............148

技巧078. 快速设置图片样式 ...................148

技巧079. 巧用艺术字增加表格立体感 ....149

第9 章 数据计算的常用技巧

9.1 单元格名称的使用技巧 .................... 151

技巧080. 动态定义单元格名称 ...............151

技巧081. 批量定义单元格名称 ...............151

技巧082. 灵活调用单元格名称参与计算 .... 152

技巧083. 轻松管理单元格名称 ...............153

9.2 公式的使用技巧 ............................... 153

技巧084. 批量计算同类数据的方法 ........153

技巧085. 批量复制公式的方法 ...............154

技巧086. 巧用【F9】键查看部分公式

结果 ........................................ 154

技巧087. 快速查看函数的帮助信息 ........155

技巧088. 快速搜索函数 ...........................155

技巧089. 快速查看和调用最近使用的

函数 ............................................ 155

9.3 数学和统计函数的应用技巧 ............ 156

技巧090. 对指定区域进行快速求和 ........156

技巧091. 快速计算指定区域的平均值 ....157

技巧092. 快速设置数据的上下限 ............157

技巧093. 快速返回第N个数据的最值 .....158

9.4 财务函数的应用技巧 ....................... 159

技巧094. 快速计算投资现值 ...................159

技巧095. 快速计算偿债基金 ...................160

技巧096. 快速计算投资利率 ...................160

技巧097. 快速计算固定资产的折旧值 ....161

9.5 文本函数的应用技巧 ....................... 161

技巧098. 获取指定字符 ...........................161

技巧099. 自动添加人民币单位 ...............162

技巧100. 快速修改表格中的数据 ............162

技巧101. 直观展示数据 ...........................163

9.6 日期和时间函数 ............................... 164

技巧102. 快速计算任务完成的实际工作

日期 ................................................. 164

技巧103. 自动判断任务生产是否超期 ....165

技巧104. 自动生成周考勤标题 ...............165

9.7 查找和引用函数 ............................... 166

技巧105. 快速制作快速查询区 ...............166

技巧106. 配合数据序列查找数据 ............167

第10 章 管理表格数据的技巧

10.1 条件格式的使用技巧 ..................... 169

技巧107. 轻松突显指定范围的数据 ........169

技巧108. 强调表格中的重复数据 ............169

技巧109. 直观展示数据大小 ...................170

技巧110. 巧用色阶划分数据范围 ............170

技巧111. 巧妙展示数据特征 ...................171

技巧112. 巧用规则产生隔行样式 ............171

技巧113. 调整规则的优先级别 ...............173

技巧114. 巧将条件格式应用于数据定义中 .. 173

技巧115. 快速清除表格中所有条件规则 ..174

10.2 数据排序的技巧 ............................. 174

技巧116. 快速实现数据排序 ...................174

技巧117. 巧妙对混合数据进行排序 ........175

技巧118. 快速按行进行排序 ...................176

技巧119. 按颜色进行排序 .......................176

技巧120. 同时满足多条件排序 ...............177

技巧121. 自定义排序序列 .......................177

技巧122. 无标题排序...............................178

技巧123. 巧妙恢复排序前顺序 ...............178

10.3 数据筛选的技巧 ............................. 179

技巧124. 快速进行数据筛选 ...................179

技巧125. 使用名称框进行筛选 ...............180

技巧126. 使用搜索框进行筛选 ...............180

技巧127. 快速进行多条件筛选 ...............181

技巧128. 巧对多重标题进行自动筛选 ....181

技巧129. 巧设表格保护与自动筛选同时

存在 .................................................181

技巧130. 对自动筛选结果进行重新编号 .. 182

技巧131. 精准筛选数据 ...........................183

技巧132. 快速进行模糊匹配数据 ............183

技巧133. 巧将筛选结果保存到其他

工作表中 ...................................... 184

技巧134. 巧用高级筛选删除表格中的

重复项 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

第11 章 巧妙分析数据的图表技巧

11.1 图表创建的技巧 ............................. 187

技巧135. 创建简易图表 .................................187

技巧136. 智能创建图表 .................................187

11.2 编辑图表数据源的技巧 .................. 188

技巧137. 切换数据行或列 .............................188

技巧138. 更改图表数据源 .............................188

技巧139. 快速添加或减少数据序列 ..............189

技巧140. 断开图表与数据源的联系 ..............189

11.3 常见图表类型的处理技巧 .............. 190

技巧141. 巧妙去除分类坐标轴上的空白

日期 .............................................190

技巧142. 使用直线连接断开的折线图 ..........190

技巧143. 巧妙处理折线图中负值 ..................191

技巧144. 突出强调饼图特定区域 ..................191

技巧145. 隐藏饼图中数据小于指定百分比

数据标签 ....................................192

技巧146. 手动分配饼图的第二绘图区域 ......192

11.4 图表编辑的高级操作技巧 .............. 193

技巧147. 巧妙显示图表中不同类数据的大小 ....193

技巧148. 巧妙制作靠背图表..........................194

技巧149. 巧将形状融于图表直观展示数据 ..195

技巧150. 巧妙地在图表中显示极值 ..............195

技巧151. 控制图表的绘制方式 ......................195

技巧152. 快速创建动态图表..........................197

第12 章 使用数据透视表分析数据的技巧

12.1 透视表的创建和编辑技巧 .............. 199

技巧153. 快速创建数据透视表 ......................199

技巧154. 自动刷新数据透视表数据源 ..........200

技巧155. 巧妙让数据透视表始终保持一定

列宽 .................................................200

技巧156. 快速更改数据透视表中数据的排序

方式 ...........................................201

技巧157. 分组显示数据透视表 ......................201

技巧158. 随心所欲调整数据透视表

布局样式 .........................................202

12.2 透视表数据计算和管理技巧 .......... 202

技巧159. 快速统计数据透视表中重复

项目 ................................................... 202

技巧160. 自由切换数据透视表的汇总方式 ..203

技巧161. 轻松标记数据透视表中的合并项 ..203

技巧162. 快速查看数据透视表中各个项目的

百分比 .......................................204

技巧163. 对数据透视表进行多重合并

计算 ...............................................204

技巧164. 巧将数据透视表样式转换为分类汇总

样式 ...........................................205

技巧165. 快速添加数据透视图 ......................206

技巧166. 巧为数据透视图表添加控制开关 ..206

技巧167. 快速筛选透视图表中的显示 ..........207

第13 章 账务管理：公司收支情况表

流程展示................................................... 209

案例分析................................................... 209

同类拓展................................................... 210

01 制作公司收支情况表的结构 .............. 211

1 新建公司收支情况表 ............................211

2 录入表格数据 .......................................212

3 填充序号数据 .......................................212

02 格式化收支表的外观效果 ................. 213

1 设置表头数据格式 ................................213

2 设置标题行和数据主体格式 .................214

3 新建并应用表格样式 ............................215

4 将表头数据和首列数据进行合并 ........217

5 添加灰色边框线条分割数据 .................218

6 设置数据类型 .......................................219

7 为数据主体部分设置行高、列宽 .........219

03 绘制表头标志形状 ............................ 220

1 绘制表头样式形状 ................................220

2 编辑绘制的表头样式形状 ....................221

3 复制、对齐和组合形状 ........................223

04 计算预算与实际开支数据 ................. 225

1 定义名称 ...............................................225

2 计算预算成本与实际成本的差额 .........225

3 分别计算其他项目对应的预算与实际

成本差额 ...............................................226

05 标志预算与实际差额状态 ................. 227

1 使用图标集标志差额 ............................227

2 使用更完善的图标来表示差额状态 .....228

06 对工作表环境进行设置 ..................... 229

1 重新设置工作表名称和颜色加以区分 ...229

2 设置工作表的视图模式 ........................230

3 保护数据工作表....................................230

第14 章 资产管理：固定资产管理系统

流程展示................................................... 233

案例分析................................................... 233

同类拓展................................................... 234

01 完善固定资产表 ................................ 235

1 添加固定资产数据 ................................235

2 美化固定资产结构表 ............................236

3 计算固定资产的预计净残值 .................238

02 分析固定资产使用情况 ..................... 239

1 创建数据透视表来分析固定资产的

使用情况 ...............................................239

2 设置创建的数据透视表样式 .................240

3 添加和折叠字段....................................242

03 制作快速查询区域 ............................ 243

1 设置设备快速查询选项 ........................243

2 使用函数自动查找设备对应的数据信息 ... 245

3 使用图片丰富表格 ................................247

04 固定资产领用程序表 ......................... 249

1 使用艺术字制作设备申领标题 .............249

2 使用SmartArt图制作设备申领程序图 ...250

3 使用形状作为申领程序外边框 .............251

第15 章 业务分析：季度业务分析

流程展示................................................... 254

案例分析................................................... 254

同类拓展................................................... 255

01 季度业务管理 .................................... 256

1 创建源数据副本....................................256

2 对副本数据源进行排序管理 .................256

3 对整体业务进行分类管理 ....................258

02 季度业务分析 .................................... 259

1 计算并调用数据....................................259

2 编辑并填充函数....................................260

3 批量粘贴数组函数 ................................260

4 使用图标标注数据 ................................261

5 使用透视图分析数据 ............................262

03 个人业务分析 .................................... 264

1 筛选指定业务员的销售数据 .................264

2 制作最值和规定任务辅助列 .................265

3 创建图表分析业务员个人能力 .............267

4 添加并设置坐标轴 ................................268

5 标明业务员的最值和规定任务数据 .....269

04 保护业务数据的真实完整 ................. 271

1 保护业务源数据....................................271

2 设置打开工作簿权限 ............................272

内容导读

本书共15章，分为3个部分，其中：

第一部分包含第1章~第5章，主要介绍Excel 2013的使用原则、规范和注意事项等，偏重于使用和实用经验的介绍。

第二部分包含第6章~第12章，主要介绍如何通过使用Excel软件简单、高效地实现表格的制作、数据的计算、管理和分析等。

第三部分包含第13章~第15章，主要介绍如何综合、巧妙地利用Excel 2013制作与设计各种商务表格的效果。

主要特色

本书由经验丰富的Excel专家精心策划与编写，其主要特色如下。

◎巧妙实用、简洁清晰

本书讲解的内容都是商务办公中非常实用和常见的表格，具有相当强的实用性和代表性，而且操作巧妙、简单。在讲解方式上，全书采用全程图解的方式，在操作步骤中，利用对应的编号，将操作内容和该操作在图上的位置进行逐一对应，使整个操作步骤更清晰、直观，从而让读者可以更加轻松地学习和掌握相关知识。

◎内容丰富、眼光独到

本书包括167个技巧、3个大型案例，更有TIP栏目来进行知识的扩展补充。所以从知识量上来说，本书内容充实、丰富；从编写角度来说，本书对知识的见解和使用眼光独到。这在本书3个部分的内容中都有所体现。

◎视频讲解、物超所值

本书配套光盘中提供了约150分钟的多媒体教学视频文件，这些文件包括本书综合案例的视频教学版，以及额外附赠的同类相关综合案例的教学视频，让读者换一种全新的方式，轻松高效学习，同时也作为对本书内容讲解的补充和完善。

此外，光盘中还免费赠送了大量专业、实用的Excel模板文件，读者稍加修改即可制作出所需要的表格。

适用读者

本书主要定位于希望快速掌握Excel 2013办公操作的初、中级用户，特别适合不同年龄段的办公人员、文秘、财务人员、公务员。此外，本书也适用于各类家庭用户、社会培训学员使用，也可作为各大中专院校及各类电脑培训班的办公教材使用。

由于编者经验有限，加之时间仓促，书中难免会有疏漏和不足之处，恳请各位专家和读者不吝赐教。

编者

2015年1月