利用WPS表格快捷录入数据实例

　　随着WPS和offic兼容性的逐步提高,WPS也逐渐被大家认可作为主流的办公学习软件,相比于offic,大家可能开始使用WPS时不太熟悉,那么今天小编就先教大家如何通过WPS表格快捷录入数据的方法,主要分为四个步骤。

　　①制作成绩表

　　第一步我们首先打开WPS表格制作一张成绩记录表,然后我们在成绩记录表右侧另外增加4列(J:M),并按图1所示输入列标题。接下来我们选中J1单击菜单“数据/有效性”这一个选项,并在“数据有效性”窗口的“设置”选项卡下,通过用鼠标单击“允许”的下拉列表选择“序列”,在“来源”中输入公式=$C$1：H$1,按下"确定"完成设置。选中K列右击选择“设置单元格格式”选项,在“设置单元格格式”窗口的“数字”选项卡“分类”中选择“文本”,确定将K列设置为文本格式,到此第一步工作完成。

图1

　　②设置公式

　　第二步我们选中J2单元格,输入公式=IF(ISERROR(vlookup(A2,L:M,2,FALSE)),"",VLOOKUP(A2,L:M,2,FALSE))(这个公式表示按A2的学号在L:M查找并显示相应的分数,当没找到出错时显示为空)。在L2输入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2,3))(公式用于提取K2数据左起三位数并在前面加上2007,然后转换成数值)。我们不难发现同班学生学号前面部分一般都是相同的,为了加快输入速度我们设置为只输入学号的最后三位数,然后L2公式就会自动为提取的数字加上学号前相同的部分“2007”显示完整学号,如果需要也可设置为只输入两位学号。接着在M2输入公式=VALUE(MID(K2,4,5)),提取K2数据从第4位以后的5个数字（也就是分数）并转成数值。如果学号后数字不足5位,电脑系统只会提取实际那几位。最后选中J2：L2单元格区域,拖动其填充柄向下复制填充出与学生记录相同的行数。具体如图2所示。

　　PS：VALUE函数用于将提取的文本转成数值。如果学号中有阿拉伯数字以外的字符,比如2007-001或LS2007001,则学号就自动变成了文本格式,这时候的L2的公式就不必再转成数值了应该改成="LS2007"&LEFT(K2,3),否则VALUE函数会出错。

图2

　　③预防输入错误

　　第三步我们在进行大量数据输入的时候不免会有输入错误,所以为了解决这个问题,我们可以通过选中K列单击菜单“格式/条件格式”,在“条件格式”窗口中的条件1下的下拉按钮选择“公式”并输入公式＝L1＝2007,不进行格式设置。通过单击“添加”按钮,将添加条件设置为2,设置公式为=COUNTIF(L:L,L1)>1,单击后面的“格式”按钮,在格式窗口的“图案”选项卡中设置底纹为红色,确定完成设置,具体如图3所示。这样当在L列中出现两个相同学号时,就会变成红色显示。按前面的公式设置当K列为空时L列将显示为“2007”,因此前面条件1的当L1＝2007时不设置格式,就是为了避开这个重复。另外如果担心分数输入错误,我们还可再添加一个条件3,设置公式为=M1>120,颜色为黄色,那么当我们在输入的分数超过120时就会变成黄色提醒。

图3

　　④快速录入成绩

　　在设置完成前三步后,当我们需要输入成绩时只需要先单击J1单元格的下拉按钮,从下拉列表中选择要输入的列标题比如"期中",再选中K2输入第一个学生的学号和成绩00159然后回车,后面的L2、M2就会显示学生的学号2007001、分数59,同时分数会自动填写到学号为2007001行的J列单元格。接下来我们只要这样重复输入学号分数、回车就可以轻松完成全部学生的成绩录入。在输入时如果学号出现重复,则输入的单元格和与其重复的单元格会同时以红色显示,提醒我们输入错误。由于学号和成绩是按试卷顺序输入的,所以即使输入错误我们也可以很方便地翻出错误输入值所在的试卷校对。全部输入完成后,再选中J列进行复制,然后选中“期中”成绩所在的E列,右击选择“选择性粘贴”,在弹出窗口中单击选中“数值”单选项,确定将J列分数以数值方式粘贴到E列就彻底完成了成绩录入。具体如图4所示。

图4

　　本次利用WPS表格快捷录入数据实例的技巧教程小编主要利用公式编辑和条件格式的设置来进行制作的,希望这个小技巧可以帮助到大家更熟练的使用WPS并掌握更多的offic使用技巧!