Access应用之制作MIS管理系统

　　Access在很多地方得到广泛应用，比如进行数据分析和软件开发的工作等等，而MIS管理系统，顾名思义是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。实际上我们可以通过Access来简单制作MIS管理系统，实现有效的数据管理工作。

　　下面课课家小编下以CD、DVD为例给大家介绍如何建立一个MIS管理系统。

　　◎确定数据库需要的表和字段

　　本次试验的MIS系统是一个小管理系统，所以我们只需一个表就行了。该表的字段有：编号、影片名称、领衔主演、导演、发行公司、影片类型、是否获奖七个字段，其中“编号”为主关键字，该关键字唯一确定每个记录的字段或字段集。

　　◎创建数据库

　　①使用“数据库向导”创建数据库

　　当我们启动MicrosoftAccess时，将自动显示对话框，上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。此时我们单击“数据库向导”，然后单击“确定”按钮。接下里我们在新建空数据库对话框中单击“确定”，指定数据库的名称和位置，单击“创建”按钮启动新建的数据库。新建表并填入相应的字段名称和数据类型，设置字段大小、索引等项目，其它不填或取默认值。其中字段的最大设置值是255字节，数据类型有文本、备注、数值、日期/时间、货币、自动编号、OLE对象等，我们可以根据不同的要求作出不同的选择。

　　②不使用向导创建数据库

　　开始时如第一步弹出对话框，但我们不选“数据库向导”而是单击“空数据库”，单击“确定”。若是已经打开了数据库或当Access打开时显示的对话框已经关闭，我们通过单击工具栏上的“新建数据库”按钮，然后双击“常用”选项卡上的空数据库图标，指定数据库的名称及位置并单击“创建”按钮就可以了。

　　◎数据库基本操作

　　既然数据库的结构创建好了，那么接下来我们需要做的就是对数据库进行一系列的基本操作。增加记录：在“数据表”视图或“窗体”视图中打开相应的窗体，单击工具栏上的“新记录“按钮键入所需数据，然后按TAB键转至下一个字段，在记录末尾，按TAB键转至下一个记录。

　　编辑记录：若是要编辑字段中的数据，单击要编辑的字段，若是要替换整个字段的值，指向字段的最左边，在鼠标变为加号时，单击该字段，键入要插入的文本。

　　PS：若是键入有错，可按“BACKSPACE”键；若是要取消对当前字段的更改，按“ESC”键；若是要取消对整个记录的更改，在移出该字段之前再次按ESC键，当从一个记录移动到其它记录时，Access将保存对该记录的修改。

　　复制或移动数据：在其它应用程序，如Excel、Word中，选择要复制或移动的一至多行。若是是从Word中复制数据，应确保记录在选择之前已经在表中排列好或已经使用制表符分隔开，若是粘贴数据到数据表中，应确保数据表中的列与要复制或移动的数据的顺序一致，若是粘贴数据到窗体上，而窗体上相应的控件名称与复制数据的列名相同，Access将粘贴数据到名称相同的控件上。在Access中，打开要向其中粘贴记录的数据表或窗体，若是要替换现有记录，选择要替换的记录，然后单击工具栏上的“粘贴追加”或“粘贴”按钮；若是窗体中的记录选定器不可用，要选择当前记录，可单击“编辑”菜单中的“选择记录”命令。

　　删除记录：单击要删除的记录，单击工具栏上的“删除记录”按钮。

　　◎资料的排序、筛选与查询

　　若是我们想将DVD资料库中的影片摆放整齐且方便查询，那么我们就必须掌握资料库的排序、查询与筛选的方法了。

　　排序记录：

　　在“窗体”视图或“数据表”视图中，我们单击要用于排序记录的字段。单击鼠标右键，这下我们就可以选择该字段的升序排序或降序排序。在数据表中，可以同时选择两个或更多相邻近字段进行分别排序。MicrosoftAccess从选择的最左边的列开始排序记录。在保存窗体或数据表时，MicrosoftAccess将保存该排序次序。

　　创建筛选：

　　若是可以容易地在窗体、子窗体或数据表中找到并选择想要筛选记录包含的值的实例，可使用“按选定内容筛选”。操作方法是：单击“记录”子菜单“筛选”中“按选定内容筛选”就可以了。

　　若是要从列表中选择所需的值，而不想浏览数据表或窗体中的所有记录，或者要一次指定多个准则，可使用“按窗体筛选”。

　　若是焦点正位于窗体或数据表的字段中，而恰好需要在其中输入所搜索的值或要将其结果作为准则的表达式，可使用“输入筛选目标”。而若是是更复杂的筛选，则可使用“高级筛选/排序”。

　　创建查询：

　　利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据。也可以将查询作为窗体和报表的记录源，最常见的查询类型是选择查询。选择查询将安装指定的准则，从一个或多个表中获取数据，并按照所需的排列次序显示。

　　具体操作：单击数据库视图的“查询”，按“新建”，选择设计视图，“确定”，选择表和查询，添加表然后按“添加”，在“选择查询”表中选择“字段”并确定排序要求，最后保存查询，这样一个选择查询就完成了。

　　我们也可以在“新建”中选择简单查询向导、交叉表查询向导、查找重复项查询向导、查询不匹配查询向导来建立查询。

　　◎制作报表

　　当我们想将DVD中的资料库打印出来时，我们可以利用MicrosoftAccess中的报表功能来能制作报表，它可以在报表中控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容。

　　具体操作：单击“报表向导”，在“报表向导”对话框中选择可用字段，按“下一步”，然后选择字段排序，最多可用四个字段排序，“下一步”选择报表的布局，最后按“完成”。

　　◎与其它软件共享数据库

　　①数据库类型转换

　　众所周知不同数据库往往无法分享彼此建立的资料，但其实我们只要点击Access中的“工具”菜单数据库实用工具”子菜单中的“转换数据库”，然后选择要转换的其它类型数据库，比如dBase，数据库就会成功地从dBase转换到Access中了。

　　②在Word中调用Access数据

　　我们可以通过以RTF格式(.rtf)文件保存数据表、窗体或报表的输出。RTF格式文件可保留字体和样式等带格式的信息，可以用MicrosoftWord和其他Windows字处理程序或桌面出版程序打开。如前例，在MicrosoftAccess中，打开CD、DVD管理系统数据库的表1，点击“保存为/导出”，把表1以RTF格式保存，然后在MicrosoftWord文件指定位置打开表1.rtf就行了。

　　③将Access数据导出到Excel：

　　如前例所示，在数据库窗口中单击要导出的表或查询的名称“表1”，然后我们在“文件”菜单上单击“另存为/导出”命令，在“另存为”对话框，单击“另存为一个外部文件或数据库”，然后单击“确定”按钮。在“保存类型”框中单击所需的电子数据表格式。单击“保存位置”框右侧的箭头，选定导出的目标驱动器和文件夹。在已有的电子数据表，或者在“文件名”框内输入新文件名。此时注意在保存到已有电子表时Access将删除并替代其中的数据，因此我们要特别小心。单击“导出”按钮，Access将会创建包含表或查询数据的电子数据表文件，表或查询中的字段名被放置在电子数据表的第一行。

　　◎保护数据库

　　①加密或解密数据库

　　对数据库进行加密将压缩数据库文件，并使其无法通过工具程序或字处理程序解密。数据库解密则为加密的反过程。

　　方法：启动MicrosoftAccess，但不打开数据库。单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“加密/解密数据库”。指定要加密或解密的数据库，然后单击“确定”按钮。指定加密或解密之后的数据库名称、驱动器及文件夹，然后单击“确定”按钮。若是使用原有的数据库名称、驱动器和文件夹，在加密或解密成功后，MicrosoftAccess会自动将原有的数据库替换为加密或解密后的版本。但若是出现错误，MicrosoftAccess将保留原有的数据库文件。

　　②给数据库设置密码：

　　方法：打开数据库，并选择“独占”复选框，单击“打开”，然后单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“设置数据库密码”，输入密码，验证，最后单击“确认”就完成了数据库设置的密码，当打开DVD资料库的时候，要提示输入密码。这样我们就轻松的实现了在Access创建MIS管理系统了。

　　本次Access应用之制作MIS管理系统的技巧教程主要通过“确定数据库需要的表和字段”、“创建数据库”、“数据库基本操作”、“资料的排序、筛选与查询”、“制作报表”和“保护数据库”等步骤进行制作的，希望这个技巧能对大家的日常办公和学习起到一定的帮助作用。